ABACUS Archivierung

Lieferanten- und Kundenrechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Korrespondenz und viele andere Dokumente füllen ganze Aktenschränke und Archivräume. Die Dokumente sind an verschiedenen Orten abgelegt und die Suche danach ist zeitraubend. Die ABACUS Archivierung ist ein applikationsübergreifendes Tool zur Ablage und Verwaltung von allen ABACUS-Auswertungen und Originaldokumenten in digitaler Form.

Scanning von Originaldokumenten

  • Scannen von externen Dokumenten (z.B. Lieferantenrechnungen, Lieferscheine) und automatisches Zuordnen mittels Barcode-Etikette zum entsprechenden Datensatz resp. zur Buchung
  • Standardmässiges Abspeichern der gescannten Belege als PDF-Datei
  • Volltextindexierung des Dokumenteninhalts der gescannten Dokumente

Archivierung von Dokumenten

  • Automatisches Speichern von erstellten ABACUSDokumenten (z.B. Rechnungen, Mahnungen, Bilanzen, Reports) ins gewünschte Archiv und/oder Dossier
  • Automatisches Abspeichern einer Kopie (z.B. Lohnabrechnung) ins jeweilige Mitarbeiterdossier
  • Drag & Drop von verschiedenen Dateiformaten ins Archiv
  • Speichern von Dokumenten direkt aus Microsoft Office-Programmen mittels Plugin
  • Archivdaten jahresabhängig auslagern
  • Archivinhalte aus rechtlichen Gründen nicht aus dem Archiv löschbar

Digitale Signaturen

  • Authentizität und Unverändertheit der Daten belegen durch digitale Signatur auf den in ABACUS-Software erstellten Dokumenten und zu archivierenden Auswertungen
  • Digitale Signatur gemäss gesetzlichen Anforderungen

Effizientes Suchen und Finden

  • Suche nach Stichworten dank Volltextindexierung der Daten und Dokumente
  • Einsicht in die einzelnen Archive sowie Dossiers und darin gespeicherte Originaldokumente durch die Berechtigung der ABACUS-Benutzerverwaltung geregelt

Originalbelegnachweis

  • Doppelklick auf eine Buchung in Auswertungen der Finanzsoftware, um zugeordneten Originalbeleg sofort anzuzeigen (lückenloser Belegnachweis)

Auslagerung von Buchhaltungsdaten auf CD/DVD

  • Abgelegte Daten, Auswertungen und sämtliche Dokumente in den Dossiers und Archiven auf CD oder DVD auslagern
  • Suchen von Informationen auf CD/DVD dank Volltextindexierung der Daten auch ohne installierte ABACUSSoftware möglich